Контроль поручений и протоколы совещаний в DashLab
На совещании договорились о десяти вещах, через неделю выполнены три, а про остальные никто не помнит, кто за них отвечал. Знакомая история для большинства компаний. Задачи и протоколы в DashLab нужны, чтобы каждое решение превращалось в поручение с ответственным и сроком, а просрочки было видно без ручной проверки.
Что решает контроль поручений
Поручения в компании обычно раздаются в трёх местах: на планёрке устно, в Telegram-чатах и в коридоре. Ни в одном из них нет срока, и ни одно не напоминает о себе. В итоге руководитель вынужден держать всё в голове или в личном блокноте и периодически обходить людей с вопросом «как там с тем, о чём мы говорили?».
Типовые проблемы выглядят так:
- решение принято, но не записано, и через неделю каждый помнит его по-своему;
- у задачи нет одного ответственного, отвечают «все», то есть никто;
- срок не назначен или назван размыто: «на следующей неделе», «как можно скорее»;
- о просрочке узнают, только когда она уже ударила по клиенту или по деньгам.
Контроль исполнения работает, когда у каждого поручения есть три вещи: кто делает, к какому сроку и кто следит. Именно так устроены задачи в DashLab.
Как это работает в DashLab
Поручение с ответственным, сроком и наблюдателями
Каждая задача создаётся с ответственным и сроком. К ней можно добавить наблюдателей — например, руководителя отдела или коллегу, от которого зависит результат. Наблюдатели видят задачу и её статус, не дёргая исполнителя.
Протоколы совещаний
Решения совещания фиксируются протоколом, а по его пунктам ставятся поручения с ответственными и сроками. Протокол перестаёт быть документом, который пишут для галочки и больше не открывают: по нему видно, что выполнено, а что нет. Как составить протокол так, чтобы решения не терялись, мы разбирали в статье протокол совещания: шаблон и контроль.
Просрочки видны сразу
Задачи с истекшим сроком видны сразу, без отдельного отчёта. Руководителю не нужно спрашивать каждого по очереди — достаточно открыть список.
Сводка для руководителя
Руководителю приходит сводка по задачам. Пример: в понедельник утром директор производственной компании на 80 человек видит, что из 34 поручений за прошлую неделю 27 выполнены, 5 в работе, а 2 просрочены, и оба у одного отдела. Разговор на планёрке сразу становится предметным.
Уведомления и чат
В платформе есть чат команды: каналы отделов и личные сообщения. Обсуждение задачи не уходит в сторонние мессенджеры. Если сотрудник привязал Telegram, уведомления будут приходить и туда.
Рядом с задачами в той же платформе — KPI отделов и CRM. Работает в браузере и в приложениях для Windows, macOS, iPhone и Android, так что поручение можно поставить прямо с телефона во время встречи.
Формулируйте поручение так, чтобы результат можно было проверить: не «разобраться с поставщиком», а «получить от поставщика новый прайс до пятницы».
Кому подходит
Задачи и протоколы в DashLab полезны компаниям, где руководитель раздаёт много поручений и не успевает следить за исполнением:
- собственникам и директорам компаний на 10–300 человек, которые проводят регулярные планёрки;
- производствам и дистрибьюторам, где задачи проходят через несколько отделов;
- компаниям услуг, где от сроков зависит работа с клиентами;
- руководителям отделов, которым нужен порядок в поручениях своей команды.
Как подключить
- Оставьте заявку на подключение.
- Мы проверяем её и открываем платформу, обычно в течение дня.
- Вы входите с почтой и паролем из заявки и добавляете сотрудников.
- Ставите первые задачи и переносите в протокол ближайшую планёрку. С первой настройкой мы помогаем.
Для новых компаний есть пробный период. Цена рассчитывается под компанию после заявки. Договор и оплата — для юрлиц Узбекистана.
Частые вопросы
Чем это лучше задач в Telegram-чате?
В чате поручение тонет в переписке через час. В DashLab у задачи есть ответственный, срок и наблюдатели, просрочки видны сразу, а руководителю приходит сводка. Telegram при этом остаётся каналом для уведомлений, если сотрудник его привязал.
Может ли руководитель следить за задачей, не будучи исполнителем?
Да, для этого есть наблюдатели. Их добавляют к задаче, и они видят её статус без лишних вопросов исполнителю.
Сотрудники будут пользоваться ещё одной программой?
Задачи, чат, KPI и CRM находятся в одной платформе, поэтому новых программ не прибавляется, а часть старых становится не нужна. Есть мобильные приложения, которые обновляются сами.
Можно ли сначала попробовать?
Для новых компаний есть пробный период. Оставьте заявку, и после открытия платформы можно сразу перенести в неё поручения с ближайшего совещания.